Politika zasebnosti

1. Odgovornost za obdelavo

Storitev je predstavljena pod nazivom KSoft.TECH in fizične osebe. Za vprašanja o odgovornosti za obdelavo in vse zahteve glede zasebnosti uporabite spodnje možnosti za stik. Obvestilo velja za komunikacijo uporabnikov prek kHelpdeska in naših kontaktnih obrazcev, vključno z obrazci znamke Amprex; ne velja za nepovezane storitve ali interno prijavo agentov.

2. Katere podatke obdelujemo

Ob stiku obdelujemo vaš e-naslov, ime, če ga navedete, zadevo, vsebino sporočila in nadaljnjo korespondenco. E-pošta lahko vsebuje tudi priloge, naslove pošiljatelja in za odgovor, usmerjevalne glave, identifikatorje sporočil in časovne podatke. Kontaktni obrazci ne sprejemajo prilog. Agenti lahko dodajo interne opombe, dodelitve in podatke o stanju, potrebne za obravnavo zadeve.

Sistemi obdelujejo tudi tehnične varnostne podatke in podatke o dostavi, na primer naslove IP, podatke o brskalniku, napravi in zahtevku, časovne podatke, dogodke dostave, rezultate preverjanja in identifikatorje za preprečevanje podvojenih oddaj. Podatki lahko izvirajo od vas, vašega ponudnika e-pošte, oseb, ki komunicirajo o isti zadevi, ali naših pooblaščenih agentov. Posredujte samo podatke, pomembne za obravnavo. Ne pošiljajte gesel, skrivnosti za prijavo ali nepotrebnih občutljivih osebnih podatkov.

3. Nameni in pravne podlage

Podatke uporabljamo za prejem, preverjanje in odgovor na vprašanja, podporo, vodenje korespondence ter ohranitev potrebne zgodovine zadeve. Kadar gre za izvajanje pogodbe z vami ali ukrepe pred sklenitvijo pogodbe na vašo zahtevo, je podlaga člen 6(1)(b) GDPR. Pri splošni korespondenci, nadaljnji podpori in sorazmernem preprečevanju goljufij, zlorab ter varnostnih tveganj se opiramo na člen 6(1)(f): zakonite interese za odzivanje na vprašanja ter varno in zanesljivo delovanje, ob tehtanju vaših pravic.

Kadar obdelavo zahteva konkretna zakonska obveznost, vključno z obravnavo veljavnih zahtev za varstvo osebnih podatkov, je podlaga člen 6(1)(c) in ustrezna obveznost. Uveljavljanje, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov lahko upravičuje potrebno in omejeno hrambo. Ti nameni ne dovoljujejo trajne hrambe vseh podatkov brez utemeljitve.

Oddaja sporočila ni splošna privolitev v obdelavo osebnih podatkov ali trženje. Politika pojasnjuje obdelavo in ni obrazec za privolitev. Če druga neobvezna dejavnost zahteva privolitev, jo je treba pridobiti ločeno; preklic ne vpliva na preteklo zakonito obdelavo. Za posebne vrste podatkov in podatke o kaznivih dejanjih je potreben dodaten veljaven pravni pogoj; samo pošiljanje teh podatkov ni izrecna privolitev.

4. Obvezni in neobvezni podatki

Za obravnavo spletnega vprašanja sta potrebna naslov za odgovor in smiselna vsebina. Zadeva je obvezna, če jo obrazec zahteva; ime ni obvezno. Splošne zakonske obveznosti uporabe naših obrazcev ni. Brez zadostnih kontaktnih podatkov ali opisa morda ne bomo mogli odgovoriti ali rešiti zadeve. Za uveljavljanje pravic lahko namesto obrazca uporabite spodnje možnosti za stik.

5. Sokol, shramba v brskalniku in samodejna zaščita

Obrazec uporablja našo varnostno storitev Sokol in preverjanje CAPTCHA za oceno zlorab ter preverjanje oddaje. Obdeluje tehnične signale zahtevka, brskalnika in naprave, vaš naslov IP ter podatke o izzivu in preverjanju. Helpdesk storitvi Sokol pošlje rezultat izziva in izvorni IP, ne pa vnesenega imena, e-naslova ali vsebine sporočila.

Kontaktna stran helpdeska ne dodaja oglaševalskega ali analitičnega sledenja. Nujni varnostni mehanizmi lahko uporabljajo shrambo v brskalniku in tehnične identifikatorje. Spletno mesto, ki vključi naš obrazec, lahko ločeno uporablja svoje piškotke ali analitiko in jih mora pojasniti v svojem obvestilu.

Samodejno preverjanje lahko zahteva dodatni izziv, omeji pogostost ali zavrne oddajo. Ne odloča o utemeljenosti podporne zahteve ali vaših zakonskih pravicah. Če vam prepreči stik, uporabite spodnji alternativni e-naslov; težavo lahko pregleda človek.

6. Uporabniki podatkov in kraj obdelave

Pooblaščeni agenti in skrbniki lahko dostopajo do podatkov, potrebnih za obravnavo in delovanje storitve. Naziv predala sam po sebi ne omejuje dostopa na poseben oddelek. E-poštna obvestila agentom vsebujejo kratke metapodatke zahtevka in interno povezavo, ne kopij vsebine sporočil ali prilog.

Lastna infrastruktura in infrastruktura ponudnikov Hetzner, Telekom Slovenije in Bunnyway d.o.o. (Bunny CDN) omogočata gostovanje, povezljivost, dostavo statičnih vsebin in varnostne kopije. Ponudniki prejmejo le podatke, pomembne za njihove storitve, v okviru ustreznih pogodbenih ureditev in ureditev varstva podatkov. Organi ali strokovni svetovalci lahko prejmejo potrebne podatke zaradi zakonite obveznosti ali konkretne utemeljene potrebe. Podatkov vprašanj ne prodajamo in jih ne uporabljamo za oglaševanje.

Infrastruktura, ki jo nadzorujemo za to storitev, je nastavljena za obdelavo v EU/EGP; te obdelave namerno ne usmerjamo izven tega območja. Vaš ponudnik e-pošte in spletno mesto, ki vključuje obrazec, delujeta ločeno ter imata lahko svoje lokacije obdelave in obvestila. Odgovor na vaš naslov nujno vključuje vašo e-poštno storitev. Morebitna prihodnja sprememba s prenosom izven EU/EGP zahteva predhodno preglednost in zakonit mehanizem prenosa.

7. Hramba: helpdesk in Postal sta ločena

Sporočila zahtevkov, priloge, interne opombe, podatki o zadevi in ohranjene kopije prejetih vsebin v helpdesku nimajo določenega roka samodejnega izbrisa. Hranijo se lahko dolgoročno, dokler so potrebni za obravnavo, nadaljnjo podporo, konkretno zakonsko obveznost ali določljive pravne zahtevke. Zaprtje zahtevka samo po sebi ne izbriše podatkov.

Potrebo po nadaljnji hrambi je treba pregledati najmanj enkrat letno in ob prenehanju potrebe za zadevo. Nepomembne ali nepotrebne osebne podatke je treba izbrisati ali nepovratno anonimizirati, razen ob konkretni zakoniti izjemi. Brezpogojne pravice do neomejene hrambe določljivih sporočil ni. Zahtevate lahko izbris; veljavne zakonske obveznosti in utemeljeni zahtevki lahko to pravico omejijo.

Postal je ločeno nastavljen za izbris izvornih e-poštnih podatkov po 90 dneh in e-poštnih metapodatkov po enem letu. Roka veljata za kopije v Postalu, ne za zahtevke, sporočila, priloge ali šifrirane kopije prejetih vsebin, ki so že v kHelpdesku. Enoletni rok Postala ni rok za vse metapodatke helpdeska.

Zaščitene varnostne kopije lahko vsebujejo prejšnje kopije do poteka ali prepisa posamezne generacije. Uporabljajo se za obnovo, ne za običajen dostop. Veljavne odločitve o izbrisu in omejitvi je treba po obnovi ponovno upoštevati. Roke kopij ter tehničnih in varnostnih dnevnikov je treba upravljati ločeno; sama hramba zahtevka jih ne podaljša.

8. Vaše pravice in zahteve

Ob izpolnjenih pogojih GDPR lahko zahtevate dostop, popravek, izbris ali omejitev, ugovarjate obdelavi na podlagi zakonitih interesov in zahtevate prenosljivost, kadar je avtomatizirana obdelava utemeljena na privolitvi ali pogodbi. Ločeno privolitev lahko prekličete. Oddaja sporočila in sprejetje pogojev ne pomenita odpovedi pravicam.

Uporabite spodnji kontakt in opišite zahtevo. Ob utemeljenem dvomu lahko zahtevamo sorazmerne dodatne informacije za potrditev identitete; osebnih dokumentov ne pošiljajte brez poziva. Praviloma odgovorimo v enem mesecu. Če GDPR zaradi zahtevnosti ali števila zahtev dopušča podaljšanje, ga pojasnimo v tem mesecu. Zahteve so praviloma brezplačne; zakonito zavrnitev ali zaračunavanje je treba obrazložiti.

Pritožite se lahko pristojnemu nadzornemu organu, zlasti v državi članici EU svojega običajnega prebivališča, delovnega mesta ali domnevne kršitve, in zahtevate sodno varstvo. V Sloveniji je nadzorni organ Informacijski pooblaščenec. Spodaj je povezava do uradnega seznama organov EU/EGP.

9. Varnost in spremembe

Uporabljamo nadzor dostopa, prijavo agentov, šifriran prenos, zaščiteno shrambo, varno prikazovanje vsebin in druge sorazmerne ukrepe. Absolutne varnosti e-pošte ali spletne storitve ni mogoče zagotoviti. Kršitve varstva osebnih podatkov obravnavamo skladno z veljavnim pravom.

Prikazana različica označuje obvestilo. Bistvene spremembe pojasnimo pred začetkom bistveno drugačne obdelave, kadar je to zahtevano. Novo obvestilo ne ustvarja privolitve za nazaj in ne omejuje vaših pravic.